Vie privée

Charte de protection des données

Nous comprenons que votre confiance en nous constitue le capital le plus important de l’« Institut de Conseil et d’Etudes en Développement Durable ASBL », en abrégé l’ «ICEDD ABSL » , une association dûment constituée et existant valablement selon le droit belge, dont le siège social est situé à Boulevard Frère-Orban, 4 à 5000 NAMUR, inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0407573214 (RPM Liège, division Namur), (ci-après dénommée l’“ ICEDD”, « nous » ou « notre association». Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous. La présente charte de protection des données (ci-après dénommée la « Charte ») s’applique entre autres à (i) nos sites Internet https://www.icedd.be et https://learning.icedd.be (ci-après dénommés le « site web » ou les « sites web »), (ii) l’organisation de séminaires, visites et conférences assurés par l’ICEDD et (ii) à toutes les relations (commerciales) existant entre l’ICEDD et ses clients, prospects et partenaires commerciaux.

La présente Charte s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par l’ICEDD agissant en qualité de responsable du traitement, et couvre tous les traitements de données dont nous sommes responsables.

Cette Charte contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel que l’ICEDD récolte, ainsi que sur la manière dont l’ICEDD traite ces données personnelles.

L’ICEDD souhaite souligner qu’elle essaie à tout moment d’agir en conformité avec (i) la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (loi vie privée) et/ou avec (ii) le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE. La présente Charte contient entre autres des informations sur les données à caractère personnel que l’ICEDD collecte, ainsi que sur la manière dont l’ICEDD utilise et traite ces données à caractère personnel et (iii) la (future) législation belge relative à la mise en œuvre du Règlement susmentionné.

La visite des site web, le téléchargement de tous documents disponibles sur ce dernier, l’inscription de vos données sur le formulaire de contact, la souscription à un service proposé par l’ICEDD, l’inscription à nos emails/newsletters/ brochures ainsi que l’inscription et la participation aux séminaires, formations et conférences organisée par cette dernière implique votre approbation expresse (au moyen de la communication de vos données à caractère personnel ou « opt-in » de participation) de la Charte et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel.

Veuillez lire la présente Charte en combinaison avec la mention légale et la politique en matière de cookies de l’ICEDD.

Types de données à caractère personnel

L’ICEDD peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

  1. Nom ;
  2. Prénom ;
  3. Civilité (le cas échéant) ;
  4. Numéro de téléphone (fixe/GSM) ;
  5. Adresse e-mail ;
  6. Adresse privée (le cas échéant);
  7. Nom, adresse, téléphone de votre employeur (le cas échéant) ;
  8. Préférences alimentaires (le cas échéant[1]) ;

L’ICEDD collecte en outre automatiquement des informations anonymes concernant l’utilisation que vous faites du site web, par le biais de cookies. Ainsi, l’ICEDD, par exemple, enregistrera automatiquement quelles parties du site web vous visitez, quel navigateur web vous utilisez, quel site web vous visitiez lorsque vous avez reçu l’accès au site web. Nous ne pouvons pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à l’ICEDD d’établir des statistiques concernant l’utilisation du site web. Dès lors, la navigation sur le site web de l’ICEDD implique votre acceptation concernant l’utilisation de cookies. Une nouvelle fois, nous vous invitons à consulter notre politique en matière de cookies pour plus de détails sur la façon dont nous utilisons les cookies.

[1] Uniquement lorsqu’un repas est prévu lors d’un évènement.

Mode de collecte des données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de :

  1. Votre prise de contact avec l’ICEDD (que ce soit via le formulaire de contact ou non);
  2. La demande d’information/ de devis ;
  3. Votre inscription aux formations, séminaires, visites et conférences ainsi qu’aux ateliers participatifs et animation de réseaux d’acteurs ;
  4. Votre participation aux formations, séminaires, visites et conférences ainsi qu’aux ateliers participatifs et animation de réseaux d’acteurs ;
  5. La souscription aux services proposés par l’ICEDD ;
  6. L’échange de cartes de visite ;
  7. La vérification de votre identité (par exemple lorsque vous contactez le service client).

Les données à caractère personnel collectées par l’ICEDD sont donc expressément et volontairement fournies par vos soins.

La délivrance de certaines données personnelles est (parfois) une condition afin de pouvoir bénéficier de certains services (par exemple afin de recevoir des informations via le formulaire de contact, s’abonner à des newsletters/brochures, participer à certaines activités, événements et formations). Il convient d’indiquer quelles données sont obligatoires et lesquelles sont facultatives.

Utilisation des données à caractère personnel

L’ICEDD peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Charte.

De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou que cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

  • La sauvegarde de nos intérêts légitimes
  • La conclusion, la négociation et l’exécution d’un contrat qui nous lie
  • Le respect d’une obligation légale
  • La préservation de l’intérêt public

Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

L’ICEDD ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de la fourniture des services et de leur optimisation (tels que, mais sans limitation, la mise à disposition de formateurs et d’experts techniques externes, l’animation de réseaux d’acteurs et d’ateliers participatifs animés par des animateurs externes, etc.).

Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent éventuellement être rendues publiques auprès des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, des centres de stockage de données, des consultants informatiques externes, de notre compagnie d’assurance et de prestataires de services.

S’il est nécessaire que, dans ce cadre, l’ICEDD divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d’utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Charte.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que l’ICEDD divulgue vos données à caractère personnel :

  1. Aux autorités compétentes (i) lorsque l’ICEDD y est tenue sur base de la loi ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une procédure judiciaire future et (ii) pour garantir et défendre nos droits ;
  2. Lorsque l’ICEDD ou presque tous ses actifs sont repris par une tierce partie, auquel cas vos données à caractère personnel – que l’ICEDD a collectées – constitueront l’un des actifs transférés ;
  3. Lorsque vous y avez expressément consenti, le cas échéant

Dans tous les autres cas, l’ICEDD s’abstiendra de vendre, louer ou transmettre vos données à caractère personnel à des tiers, sauf quand elle (i) a obtenu votre autorisation à cet égard et (ii) a conclu avec la tierce partie concernée un contrat de traitement de données, lequel contient les garanties nécessaires en matière de confidentialité et de conformité de vos données à caractère personnel à la protection de votre vie privée.

Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

En principe nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel en-dehors de l’E.E.E.

Tout transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE) à un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui ne tombe pas sous une décision similaire, promulguée par la Commission européenne, sera soumis aux dispositions d’une convention de transfert de données, laquelle contiendra (i) les clauses contractuelles standards telles que définies dans la ‘Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/CE)’, ou (ii) un quelconque autre mécanisme sur la base de la législation relative à la vie privée ou d’une quelconque autre réglementation relative au traitement de données à caractère personnel.

Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié (i) par la loi ou (ii) par le respect d’une autre obligation légale, l’ICEDD ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les finalités tels que décrites dans à l’Annexe 1 de la présente Charte, sous réserve d’une conservation de plus longue durée qui sera justifiée par l’intérêt légitime qui pourrait émaner de l’ICEDD.

L’ICEDD conservera toutes les données à caractère personnel qu’elle a collectées, dans ses bases de données internes ainsi que dans le cloud.

Vos droits relatifs à la protection de votre vie privée

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants :

  1. Droit d’accéder à vos données à caractère personnel ;
  2. Droit de rectifier, de compléter ou de mettre à jour vos données à caractère personnel ;
  3. Dans certaines circonstances, le droit de supprimer vos données à caractère personnel (‘droit d’être oublié’) (dans ce contexte, l’ICEDD indique que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront être fournis si vous supprimez certaines données personnelles ou les faites supprimer) ;
  4. Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
  5. Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ;
  6. Droit d’objection / d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits de relatifs à la protection de la vie privée, veuillez contacter dpo@icedd.be par e-mail ou nous adresser un courrier à ICEDD asbl, c/o DPO, Boulevard Frère-Orban, 4 à B-5000 Namur.

Vous pouvez exercer ces droits en principe gratuitement.

Si vous ne désirez plus recevoir de bulletins d’information ou d’informations sur les services de l’ICEDD, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le bouton « se désinscrire », tel que prévu dans la partie inférieure de tout e-mail de l’ICEDD.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de l’autorité de protection des données (ci-après l’« APD ») via le lien suivant « https://www.privacycommission.be/fr »

Protection des données à caractère personnel

L’ICEDD s’engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles pour éviter (i) l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l’abus ou la modification de vos données à caractère personnel.

Nonobstant la politique de sécurité de l’ICEDD, les contrôles qu’elle effectue et les actes qu’elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais d’Internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que l’ICEDD ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue.

Actualisation de la Charte

L’ICEDD est habilitée à actualiser la présente Charte en installant une nouvelle version sur le site web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le site web et la page concernée sur laquelle la Charte est reproduite, afin d’être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications. La dernière version sera toujours consultable à (lien vers site web).

Autres sites web

Le site web peut éventuellement contenir des hyperliens vers d’autres sites web. Lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site Web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d’autres technologies. L’ICEDD ne porte aucune responsabilité, responsabilité ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources Internet, ni sur la collecte, l’utilisation et la distribution de vos données personnelles. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s’ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

Contactez l’ICEDD

Si vous avez des questions sur la Charte ou sur la manière dont l’ICEDD collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

ou

  • Par la poste : ICEDD – Institut de Conseil et d’Etudes en Développement Durable, Boulevard Frère Orban, 4 à 5000 Namur.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont l’ICEDD a traité ces questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont l’ICEDD collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de la Commission vie privée.

Coordonnées de l’APD

Les coordonnées de l’APD peuvent-être obtenues sur le site https://www.privacycommission.be. L’adresse courrier actuelle est : Commission de la protection de la vie privée, Rue de la Presse, 35 à, 1000 Bruxelles. L’adresse email actuelle est : commission@privacycommission.be.

Qu’attendons-nous de vous ?

De votre côté, nous attendons de vous que vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif dans votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

L’ICEDD peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

1. L’établissement d’une convention :

En tant que client, vous êtes ou serez amené à conclure une convention avec l’ICEDD afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données personnelles.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

2. Fourniture de produits et services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions :

Nous utilisons vos données afin de vous fournir les produits et services pour lesquels vous avez fait appel à l’ICEDD. Cette utilisation implique que l’ICEDD soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la prestation du/des service(s) auquel vous avez souscrit.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime, une obligation légale et/ou l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par l’ICEDD.

3. L’envoi des factures et la perception des paiements :

Dans le cadre des prestations proposées par l’ICEDD et des conventions que vous aurez conclues avec nous, nous utiliserons certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les traiter au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

4. Respect des législations et des réglementations :

Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur le respect d’une obligation légale, ou notre intérêt légitime.

5. Cookies :

Lors de l’utilisation d’applications en ligne, nous vous demanderons de consentir à l’utilisation de cookies. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est votre consentement.
Merci de cliquer ici pour en savoir plus sur les cookies.

6. Prise de contact et élaboration/envoi d’offres :

Un formulaire de contact en ligne est disponible sur notre site web. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes de devis, etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Dans le même cadre, afin de rédiger et de vous faire parvenir une offre, sur votre sollicitation, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.

7. L’organisation de formations, séminaires et de conférences ainsi que leur suivi :

Dans le cadre d’organisation de séminaires, visites et conférences, l’ICEDD est amené à collecter vos données personnelles afin :

  • D’organiser les évènements auxquels vous vous inscrivez ;
  • D’assurer le suivi de ces évènements ;
  • De solliciter votre avis sur les évènements qui ont eu lieu afin de s’inscrire dans une amélioration constante grâce à vos commentaires ;
  • De vous envoyer des invitations à des évènements susceptibles de vous intéresser.
  • Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

8. L’organisation de visites :

Dans le cadre de ses services, l’ICEDD propose, entre autres, des visites. Dans ce cadre, et pour une question de sécurité et de coordination, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime, une obligation légale et/ou l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par l’ICEDD ou sur votre consentement.

9. L’établissement de listes de diffusion (mailing lists) :

Dans le cadre des différents services que nous proposons, et dans le cadre de l’organisation de séminaires, visites et conférences que nous présentons, nous constituons une base de données de contacts. Dans ce contexte, certaines de vos données personnelles pourront être collectées dans une base de données.
Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est votre consentement.

10. Analyse des données à des fins de ciblage des clients :

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données en procédant à leur analyse afin d’identifier les possibilités de promouvoir nos produits et services auprès de clients actuels ou potentiels. Cela peut inclure l’analyse de l’historique des souscriptions à nos services d’un client afin de lui proposer des produits et services adaptés et personnalisés. De plus vos données peuvent être utilisées par l’ICEDD à des fins statistiques en interne.
Cette utilisation des données est fondée sur notre intérêt légitime et sur base de votre consentement.

11. Marketing :

Nous utilisons vos données pour vous fournir des informations concernant les produits et services que nous proposons, ainsi que les produits et services de nos partenaires et autres parties tierces. Cette utilisation de vos données repose sur votre consentement.

12. Protection de nos droits :

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d’intérêts légaux, d’actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base de nos intérêts légitimes.

Annexe 2 : durée de conservation par catégorie de finalité

Finalités des traitements de données à caractère personnel Fondement Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)
L’établissement d’une convention Intérêt légitime

Obligation légale

5 ans après la fin de la convention
Fourniture de produits et services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions Intérêt légitime

Obligation légale

Exécution d’un contrat

5 ans après la fin de la convention ou du contrat
Facture et paiements Intérêt légitime

Obligation légale

5 ans après la fin de la convention ou du contrat
Respect des législations et des réglementations Intérêt légitime

Obligation légale

5 ans après la fin de la convention ou du contrat
Cookies Consentement
Prise de contact et élaboration/envoi d’offres Intérêt légitime 5 ans après la fin de l’appel d’offre
Organisation de formations, séminaires et conférences Intérêt légitime

Exécution d’un contrat

Consentement

5 ans après la fin de la convention ou du contrat
Organisations de visites Intérêt légitime

Obligation légale

Exécution d’un contrat

Consentement

5 ans après la fin de la convention ou du contrat
Etablissement de mailing lists Consentement 5 ans après le dernier contact effectif avec la personne.
Analyse des données à des fins de ciblage des clients Intérêt légitime
Consentement
5 ans après le dernier contact effectif avec la personne.
Marketing Intérêt légitime

Consentement

5 ans après le dernier contact effectif avec la personne.
Protection des droits de l’ICEDD Intérêt légitime 5 ans après la fin de la convention ou du contrat
Gestion du personnel Intérêt légitime

Obligation légale

Exécution d’un contrat

5 ans après le départ du salarié
Gestion des salaires Intérêt légitime

Obligation légale

Exécution d’un contrat

5 ans après le départ du salarié
Fichiers de recrutements Intérêt légitime 1 an après la fin du recrutement.

2 ans pour les CVs

Enregistrement de l’utilisation d’internet par les salariés Intérêt légitime 6 mois
Enregistrement de la messagerie des salariés Intérêt légitime 6 mois
Enregistrement de l’utilisation de la téléphonie par les salariés Intérêt légitime 1 an
Enregistrement des prestations sur les contrats Intérêt légitime 5 ans après la fin des conventions ou contrats